Prowadzenie własnej działalności wiąże się z wieloma przywilejami, ale również obowiązkami. Jednym z nich jest archiwizacja dokumentów. Każdego dnia firmy generują ogrom dokumentów, które bardzo często – mimo elektronicznego obiegu – występują w formie drukowanej. Dotyczą one różnych obszarów działalności i posiadają zróżnicowany czas ich przechowywania.
Archiwizowanie dokumentów – czy to konieczne dla osób fizycznych?
Zarówno osoby fizyczne jak i prawne powinny przechowywać dokumentację. Dla osób prywatnych nie powinno stanowić to większego problemu, ponieważ jest ich stosunkowo niewiele – głównie chodzi o:
- rachunki,
- pisma z sądów i urzędów,
- umowy,
- wyniki badań,
- umowy z bankami,
- zeznania podatkowe,
i wiele innych, które dotyczą ważnych spraw.
Archiwizacja dokumentów tego typu jest istotna z punktu widzenia prywatnego – przydają się przede wszystkim w roli zabezpieczenia przed negatywnymi skutkami fałszerstw i oszustw. Natomiast archiwizacja dokumentacji medycznej z pewnością przyczyni się do lepszego zrozumienia stanu zdrowia, przedstawi czasowy przebieg chorób i może pomóc w ustaleniu przyczyny nowych schorzeń.
Przedsiębiorstwo, a obowiązek przechowywania dokumentacji
W firmach panuje obowiązek zbierania niektórych dokumentów. Nie chodzi tutaj wyłącznie o własną wygodę i prywatne pobudki – brak odpowiedniej dokumentacji może wiązać się z poważnymi karami finansowymi nakładanymi przez instytucje prawne. Archiwizowanie dokumentów dotyczy takich obszarów, jak:
- faktury,
- dane pracownicze,
- umowy z kontrahentami i instytucjami,
- dane wrażliwe klientów i podwykonawców,
- pisma sądowe i urzędowe.
Archiwizacja dokumentów firmowych powinna być wykonywana skrupulatnie i na bieżąco, a także z zachowaniem pewnej logiki, aby w razie kontroli można było z łatwością znaleźć najpotrzebniejsze dokumenty. Czas przechowywania różnego rodzaju pism zależy od ich rodzaju – szczegółowe zasady przedstawiają poszczególne przepisy prawa. Archiwizacja dokumentów księgowych, takich jak faktury, musi trwać minimum 5 lat.
Z kolei archiwizowanie dokumentów z zakresu kadr i płac powinno trwać nawet kilkadziesiąt lat – w zależności od rodzaju. W każdej chwili mogą ujawnić się nieprawidłowości, które będzie trzeba wyjaśnić przed organami kontrolującymi.
Usługa archiwizowania dokumentów – czy warto z niej skorzystać?
Aby mieć pewność, że archiwizacja dokumentów odbywa się zgodnie z prawem, warto zlecić ją specjalistycznej firmie. Dzięki niej zyskuje się pewność poprawnego kompletowania i przechowywania dokumentacji przez odpowiedni czas, a także jej bezpiecznego i sprawnego niszczenia po okresie jej ważności. Takie usługi oferuje np. firma Destroy & Recycling.