Decydując się na założenie działalności gospodarczej trzeba liczyć się z tym, że istnieją pewne wymogi prawa, które będą przedsiębiorców obowiązywać. Wśród tych kwestii znajduje się między innymi przechowywanie dokumentów, które firma w toku działalności będzie gromadzić. Dotyczy to między innymi szeroko pojętych dokumentów księgowych, w przypadku których przechowywanie akt musi być realizowane w ściśle określonym czasie.
Czym są dokumenty księgowe?
Zacząć należy od odpowiedzi na pytanie czym są dokumenty księgowe. To podstawowa kwestia, którą warto mieć na uwadze. Za pojęciem dokumentów księgowych kryją się dokumenty jakie wyszczególnione są w Ordynacji Podatkowej. ustawie o ubezpieczeniach społecznych i w kodeksie pracy. Dlatego przechowywanie i archiwizacja dokumentów będzie dotyczyć takich elementów jak:
- dokumenty pełnej księgowości,
- księgowość uproszczona,
- akta osobowe pracowników,
- dokumentacje zgłoszeniowe do ZUS,
- dokumenty rozliczeniowe z ZUS,
- umowy pracowników,
- dokumentacja kadrowa.
Przechowywanie dokumentów wynika wprost z obowiązujących przepisów prawa i jest to wymóg stawiany przez prawo, różnie jedynie może być kształtowany okres, w którym dokumenty mają być przechowywane.
Jak długo przechowuje się dokumenty księgowe?
Tak jak zostało wskazane przechowywanie dokumentów księgowych wynika z przepisów prawa, natomiast warto wiedzieć również jak długo przechowywać dokumenty księgowe. I tak w zależności od tego o jakie dokumenty będzie chodziło czas przechowywania jest następujący:
- 5 lat dla dokumentów podatkowych
- dokumenty dla ZUS przez 5 albo 10 lat
- dokumenty pracownicze 10 lub 50 lat
Przechowywanie dokumentów wymagać będzie więc nie tylko stworzenia odpowiedniego miejsca, w którym dokumenty będą się znajdować, ale bardzo istotne będzie również stworzenie takich warunków, w których dokumenty będą uporządkowane i będzie wiadomo przez jaki okres, które dokumenty muszą być przechowywane. To istotna kwestia, dlatego taką kwestię w firmie warto dobrze zaplanować i uporządkować.
Organizacja, która świadczy profesjonalne usługi przechowywania dokumentów to m.in. EkoAkta.